Отпуск в следующем месяце, выплата – в текущем.

Если работник идет в отпуск в следующем месяце (в первых числах), неизбежно получится так, что выплатить отпускные нужно будет еще до окончания предыдущего месяца. Cрок выплаты отпускных – не позднее чем за три полных календарных дня до начала отпуска. Предельный срок выплаты отпускных отсчитывайте исходя из календарных дней. Если окончание срока выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, выплатить отпускные нужно накануне – в последний рабочий день. Но в Трудовом кодексе не запрещено выплачивать отпускные раньше (ч. 9 ст. 136 ТК).

Оплатить отпуск нужно не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК). Но в Трудовом кодексе прямо не указано, в каких днях отсчитывать срок, поэтому исходить нужно именно из календарных. Считайте и рабочие, и нерабочие (праздничные, выходные) — все календарные дни. Выплачивайте отпускные так, чтобы оставалось три полных дня до начала отпуска.

Например, сотрудник идет в отпуск с понедельника. Тогда отпускные надо выплатить в четверг (ст. 14 ТК, письмо Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).

При переходящем отпуске возникает ситуация, когда сотруднику выплачивается доход, относящийся к будущему месяцу. Удержать НДФЛ нужно при фактической выплате отпускных. В тот момент, когда выплачиваете сотруднику отпускные, нужно рассчитать НДФЛ со всей суммы отпускных (ст. 136 ТК, подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК). При расчете НДФЛ уменьшите налоговую базу на сумму налоговых вычетов, положенных сотруднику за тот месяц, в котором он получил отпускные. При этом положенные сотруднику вычеты нужно предоставить в общем порядке за текущий месяц (распределять их на вычеты, приходящиеся на сумму отпускных за текущий и следующий месяцы, не нужно).

На всю сумму отпускных начислите взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование и взносы на травматизм (ст. 420, 431 НК, ч. 1 ст. 20 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Взносы начислите полностью в том месяце, когда начислили отпускные. Это объясняется тем, что начислить и выплатить отпускные надо до того, как сотрудник уйдет в отпуск. Соответственно, страховые взносы на эту сумму начисляют в том же периоде.

Учет отпускных.

Суммы отпускных учитывайте в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК). Списание расходов по переходящему отпуску и начисленных с них страховых взносов в налоговом учете зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация. При кассовом методе отпускные включите в расходы в момент фактической выплаты сотруднику. Взносы на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование и взносы на травматизм также уменьшат налоговую прибыль в момент их уплаты (подп. 1, 3 п. 3 ст. 273 НК).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, отпускные включите в расходы в момент их выплаты (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Взносы на пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний уменьшат налоговую базу по единому налогу также в момент их уплаты (подп. 7 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если организация выбрала объектом налогообложения доходы, сумма отпускных на расчет единого налога не повлияет. При данном объекте налогообложения не учитываются никакие расходы, в том числе расходы по зарплате (п. 1 ст. 346.14 НК РФ). Однако единый налог можно уменьшить на сумму взносов на пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, которые уплачены с отпускных (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ).