Когда платятся с подотчетных сумм НДФЛ и страховые взносы.

Работодатель имеет возможность выдавать работнику деньги под отчет на установленные задачи, за которые работник должен предоставить авансовый отчет. В противном случае, у него возникает налогооблагаемый доход.

Подотчетное лицо обязано предоставить авансовый отчет о расходовании полученных сумм, включая соответствующие документы. Авансовый отчет с приложением документов должен быть представлен в бухгалтерию в указанный срок, установленный руководителем, или не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки. Документы, такие как накладные, чеки, проездные билеты, счета на оплату жилья и прочие, должны быть перечислены на оборотной стороне авансового отчета и пронумерованы в соответствующем порядке.

Авансовый отчет оформляется на типовом бланке, который утвержден Госкомстатом России. Проверенный бухгалтером отчет подтверждается руководителем организации. Важно для работодателя проверить подлежащие документы, так как нарушения могут привести к доплатам НДФЛ и страховым взносам со стороны проверяющих органов.

Налогооблагаемый доход возникает, когда организация, выдавшая подотчетные суммы работнику, совершает ошибки в выдаче средств, отсутствуют распорядительные документы, соответствующие приказу или заявлению работника, или отсутствуют доказательства расходования этих сумм и учета товарно-материальных ценностей.

Поэтому при проверке авансового отчета необходимо обратить внимание на читаемость и наличие наименования товара в предоставленных чеках, что подтверждается судебными прецедентами. Если работник возвращает “спорную” сумму в бухгалтерию или работодатель удерживает не подтвержденные суммы из зарплаты, то налогооблагаемого дохода не возникает.